5+ Tugas Staff Administrasi Secara Umum & Tugas Admin Gudang, HRD dll

Tugas Staff Administrasi – Administrasi merupakan bagian atau divisi yang pasti ada di setiap perusahaan. Divisi ini dijalankan oleh beberapa orang yang biasa disebut sebagai staf administrasi. Divisi ini juga dipimpin oleh kepala administrasi yang bertugas mengawasi kinerja semua stafnya.

Baik pemimpin maupun stafnya, semua elemen dalam divisi tersebut harus saling bekerja sama dalam menjalankan adminitrasi perusahaan. Administrasi sendiri bisa diartikan sebagai seluruh aktivitas perusahaan yang bertujuan untuk mencapai targetnya.

Tugas administrasi mulai dari perencanaan, penyusunan laporan, pencatatan, hingga hal-hal yang berkaitan dengan tata usaha. Jadi, sebenarnya tugas divisi administrasi cukup banyak sehingga membutuhkan staf yang tidak sedikit.

Tugas Admin Secara Umum

Tugas detail staff administrasi untuk tiap-tiap perusahaan juga bisa berbeda-beda. Hal ini tergantung jenis, arah, dan tujuan dari perusahaan itu sendiri. Akan tetapi, secara umum tugas-tugas staff administrasi bisa dirangkum menjadi beberapa poin seperti di bawah ini.

1. Merekap Data Perusahaan

Tugas pertama staff administrasi adalah merekap semua data yang berkaitan dengan perusahaan. Data yang dimaksud bisa mencakup banyak hal, mulai dari soal transaksi, informasi pegawai dan konsumen, hingga yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.

Rekap ini sendiri meliputi proses pengumpulan, pengolahan, serta penyimpanan data, baik secara tertulis maupun komputerisasi. Rekap data berguna untuk mendokumentasikan data perusahaan secara lengkap dan lebih terorganisasi.

Jadi, ketika membutuhkan suatu data untuk kepentingan tertentu, perusahaan tidak akan kerepotan mendapatkannya. Semua informasi sudah terkumpul dengan rapi di bagian administrasi dan tinggal menggunakannya sesuai keperluan.

Contoh sederhananya ketika perusahaan ingin mengajukan asuransi untuk karyawan. Bisa juga saat perusahaan ingin mengirimkan surat kepada partner bisnisnya. Pada saat seperti ini, perusahaan pasti membutuhkan data-data lengkap seperti nama atau alamat.

Di sinilah letak kegunaan rekap data yang dilakukan oleh staff administrasi. Staff administrasi cukup satu kali saja dalam mengumpulkan data, tetapi bisa digunakan berkali-kali untuk kepentingan yang berbeda.

Untuk beberapa perusahaan, khususnya skala besar, biasanya rekap data tidak sepenuhnya menjadi tanggung jawab administrasi. Rekap data justru dilakukan oleh bagian atau divisi yang lebih khusus, misalnya data produk direkap oleh bagian gudang atau penjualan.

Meski demikian, kepala administrasi tetap punya tanggung jawab untuk mengumpulkan semua data dari setiap divisi yang ada. Data yang sudah terkumpul inilah yang kemudian diolah dan disimpan dalam sebuah database.

2. Membuat Arsip Data

Tugas staf administrasi selanjutnya adalah membuat dan menyimpan arsip perusahaan. Arsip sendiri merupakan berbagai dokumentasi yang berkaitan dengan perusahaan, baik itu berupa tulisan, gambar/foto, atau video.

Semua perusahaan pasti memiliki dokumen dalam jumlah yang sangat banyak. Tugas staf administrasi tidak sekadar mengumpulkan dan menyimpannya dalam satu tempat, tapi juga mengolahnya agar dokumen bisa lebih terorganisasi.

Di zaman sekarang, pembuatan arsip data lebih sering menggunakan komputer atau alat elektronik. Selain mempercepat pekerjaan, arsip yang berisi dokumen penting bisa lebih aman meskipun disimpan dalam waktu yang lama.

3. Menerima dan Melakukan Panggilan Telepon

Bagian administrasi bertugas dalam hal komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar, baik menelepon maupun menerima panggilan masuk. Jadi, staf administrasi tidak hanya terampil dalam hal pendataan, tapi juga dituntut memiliki skill komunikasi yang baik.

Akan tetapi, beberapa perusahaan skala besar biasanya sudah memisahkan tugas komunikasi ini dari staf administrasi, terutama bila berhubungan dengan konsumen. Perusahaan umumnya membentuk divisi lain seperti customer service untuk menanggapi pelanggan.

Karena urusan konsumen sudah dipisahkan, maka staf administrasi lebih terfokus pada urusan komunikasi kantor dengan perusahaan lain. Biasanya komunikasi ini berhubungan dengan kerja sama atau agenda-agenda tertentu.

4. Menyusun dan Mengurus Agenda Kantor

Setiap perusahaan pasti memiliki program kerja atau kegiatan tertentu yang ingin dilaksanakan, baik di dalam maupun di luar kantor. Hal-hal seperti ini juga jadi tanggung jawab staf administrasi.

Staf administrasi bertugas untuk menyusun agenda kegiatan, mulai dari jadwal hingga teknis pelaksanaan. Contoh agenda yang dimaksud bisa berupa rapat-rapat internal atau dalam perusahaan. Semua persiapan rapat biasanya ditangani oleh staf administrasi.

Contoh lainnya ketika kantor berencana untuk melakukan kegiatan di luar, misalnya studi banding ke perusahaan lain. Dalam kegiatan seperti ini, staf administrasi juga bertugas untuk menyiapkan segala sesuatunya.

Sambil tetap berkoordinasi dengan divisi lain, staf administrasi harus mengatur jadwal kunjungan, menentukan jumlah orang yang berangkat, menyiapkan akomodasi, menyusun urutan acara, dan bahkan menangani perlengkapan apa saja yang diperlukan.

Selain berkoordinasi secara internal, staf administrasi juga harus melakukan komunikasi dengan pihak luar yang berkaitan dengan agenda, salah satunya adalah perusahaan yang akan jadi tujuan studi banding. Hal ini dilakukan agar acara kantor bisa berjalan dengan lancar.

5. Pembuatan dan Pengiriman Surat/Paket untuk Kepentingan Kantor

Pengurusan surat-surat yang masuk atau pun keluar kantor merupakan tanggung jawab pihak administrasi. Staf administrasi bertugas memeriksa, memilah, atau menyortir semua surat yang masuk ke perusahaan.

Untuk surat yang akan dikirim ke pihak luar, staf administrasi juga bertanggung jawab untuk menyusun atau membuatnya, tentunya dengan persetujuan pemimpin perusahaan. Surat-surat ini biasanya ditujukan untuk perusahaan lain, klien, atau rekan bisnis.

Tak hanya sebatas surat, pengiriman barang-barang untuk relasi yang berupa kartu ucapan, parsel, atau dokumen lain juga ditangani oleh staf administrasi. Sekali lagi, semua pengiriman ini pastinya harus sesuai dengan instruksi dari pemimpin perusahaan.

Yang terakhir, staf administrasi wajib mencatat atau membuat arsip tentang semua surat yang masuk atau pun yang dikirim keluar. Intinya, semua aktivitas yang berkaitan dengan perusahaan harus diarsipkan karena datanya bisa dibutuhkan sewaktu-waktu.

6. Mengurus Kebutuhan Perlengkapan Kantor

Sebuah perusahaan bisa berjalan dengan baik bila didukung oleh sarana dan prasarana yang me madai, salah satunya adalah perlengkapan kantor. Perlengkapan ini bisa berupa ATK (alat tulis kantor), komputer, mesin foto kopi, atau barang-barang lainnya.

Pengadaan barang biasanya ditangani oleh divisi administrasi, baik dengan melakukan pembelian secara langsung maupun menjalin kerja sama dengan pihak lain.

Misalnya, perusahaan makanan bekerja sama dengan pengusaha plastik untuk pengadaan bungkus/kemasan.

Pengadaan barang seperti ini juga dilakukan oleh staf administrasi dengan prosedur yang sudah ditetapkan. Setiap perusahaan pasti memiliki kebijakan yang berbeda dalam masalah prosedur, tetapi umumnya dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:

Mengumpulkan data tentang perlengkapan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Membuat surat permohonan tentang permintaan barang.

Melakukan koordinasi dengan bendahara atau staf keuangan. Bendahara nantinya akan memeriksa daftar barang yang diperlukan sekaligus menyesuaikannya dengan anggaran belanja perusahaan.

Meminta persetujuan dari pemimpin perusahaan.

Melakukan proses pembelian apabila sudah disetujui oleh pimpinan.

Memeriksa barang yang sudah dibeli, apakah kualitas dan jumlahnya sudah sesuai dengan kebutuhan kantor.

Perlengkapan yang sudah dibeli akan disimpan di gudang perusahaan atau langsung didistribusikan ke unit-unit kantor yang membutuhkan.

Tugas Staff Administrasi

Secara umum, tugas admin biasa dikaitkan dengan kegiatan mencatat, meyimpan serta menerima surat atau dokumen penting dalam lingkungan perusahaan sesuai aturan yang telah ditetapkan.

Selain itu ruang lingkup pekerjaan administrasi kebanyakan juga hanya dilakukan di kantor saja tanpa harus terjun ke lapangan, Karena hal inilah yang membuat profesi ini banyak diminati oleh kaum milenial.

Sebenarnya tugas administrasi sendiri dibagi menjadi beberapa sektor seperti admin gudang, marketing, HRD, operasional dan masih banyak lainnya. Berikut ini akan dijelaskan secara detail tugas admin di masing-masing sektor tersebut.

A. Tugas Admin Gudang

Seseorang yang berprofesi sebagai admin gudang harus bertanggung jawab secara penuh terhadap pencatatan stok barang yang ada, Namun tidak hanya itu, tugas admin gudang lainnya juga meliputi :

Mencatat segala bentuk permintaan pesanan untuk memenuhi pasokan gudang

Membuat surat jalan setiap kali ada pengiriman

Mengecek dan mencatat semua data terkait kebutuhan pengiriman

Mengatur stok barang sesuai kelompoknya

Menjadwal proses perbaikan sarana dan prasarana gudang secara berkala

Membuat laporan mingguan

B. Tugas Admin Marketing

Admin marketing atau penjualan memiliki peran penting dalam pemasaran suatu produk kepada konsumen. Adapun seseorang yang menjabat sebagai admin marketing harus melakukan tugasnya yang meliputi :

Menangani keluar masuknya surat, seperti surat penawaran, surat distribusi, surat dokumen

Melakukan entry data terkait faktur dan nota penjualan, nota kredit/retur, surat jalan

Memeriksa kebenaran semua dokumen penjualan sesuai data

Menangani dan mengarsipkan penjualan tunai dan penjualan kredit sesuai standar

Memeriksa dan merencanakan biaya operasional mingguan/bulanan

Menangani segala bentuk promosi penjualan

Membuat laporan pembukuan

C. Tugas Admin HRD

Untuk tetap menjaga hubungan industrial antara perusahaan dan karyawan berjalan dengan baik, maka peran admin HRD disini sangat dibutuhkan.

Selain itu seorang admin HRD juga harus bertanggung jawab dalam mengurusi absensi karyawan, mencatat cuti tahunan, dan tugas-tugas lainnya seperti di bawah ini:

Melakukan seleksi dan promosi terhadap karyawan yang berhak di perusahaan

Mempersiapkan kontrak kerja bagi karyawan baru

Menyusun daftar kehadiran atau absensi

Melakukan koordinasi dan sosialisasi kepada karyawan

Melakukan update record data perusahaan secara berkelanjutan

Mempersiapkan berbagai macam internal dan outgoing letter

C. Tugas Admin Operasional

Admin operasional memiliki peranan penting, terutama dalam memastikan segala sesuatu operasional perusahaan berjalan terorganisir baik ke level atas (managerial) maupun ke level bawah (staf blue-color). Di samping itu tugas admin operasional juga meliputi:

Memastikan persediaan alat tulis kantor

Menyiapkan akomodasi dan tiket apabila ada kegiatan atau kunjungan luar kantor

Menyusun dan mengumpulkan dokumen

Berkoordinasi dengan admin divisi lain apabila ada rapat gabungan

Memastikan segala operasional yang berjalan sudah sesuai dengan jadwal