Pengertian Administrasi
Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:
1. Organisasi
Dalam hal ini, organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.
2. Manajemen
Manajemen merupakan alat utama dalam pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top management, middle management dan lower management (mandor).
3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen yang ada di dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat, atau warta.Sangat penting untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin komunikasi yang baik antara pihak manajemen, klien, dan administrator itu sendiri.
4. Kepegawaian
Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian kerja.
5. Keuangan
Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Misalnya; administrasi penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, serta sumber dana.
6. Perbekalan
Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja dan mana yang tidak.
7. Tata usaha
Kegiatan tata usaha meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan dan pengiriman dokumen/ data. Unsur tata usaha sangat penting dalam administrasi karena dapat menjadi sumber informasi bagi organisasi dalam mengambil keputusan.
8. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat (Public Relation) merupakan suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien. Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama konsumen.
Ciri-Ciri Administrasi
Administrasi memiliki beberapa karakteristik/ciri-ciri antara lain sebagai berikut:
Di dalam kegiatan Administrasi ada beberapa karakteristik/ ciri-ciri yang mudah dikenali, diantaranya adalah:
Administrasi memiliki tujuan yang jelas.
Di dalam Administrasi terdapat kelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih.
Administrasi selalu berhubungan dengan kegiatan kerjasama.
Di dalam Administrasi terdapat usaha atau proses kerja.
Kegiatan di dalam Administrasi selalu terdapat kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan.
Fungsi Administrasi
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
1. Perencanaan (Planning)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.
2. Penyusunan (Organizing)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut
3. Kordinasi (Coordinating)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
4. Laporan (Reporting)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.
5. Penyusunan Anggaran (Budgeting)
Budgeting adalah aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.
6. Penempatan (Staffing)
Staffing adalah kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi; mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.
7. Pengarahan (Directing)
Pengarahan atau bimbingan adalah aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Tujuan Administrasi
Setelah mengetahui definisi dan fungsi administrasi, maka kita akan mengetahui apa tujuan kegiatan administrasi itu dilakukan, yaitu:
1. Menyusun Program Usaha
Setiap organisasi membutuhkan informasi dan data sebagai acuan dalam menyusun program kerja unggulan. Informasi dan data ini dapat diperoleh dari aktitivitas administrasi.
Itulah alasannya mengapa proses administrasi harus dilakukan secara sistematis, agar informasi dan data yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Mengevaluasi Kegiatan Organisasi
Sistem administrasi yang baik akan membantu organisasi untuk melihat berbagai informasi dan data. Melalui informasi dan data tersebut maka selanjutnya organisasi dapat melakukan evaluasi terhadap setiap kegiatan yang dilakukan.
3. Memantau Aktivitas Administrasi
Kegiatan administrasi ini meliputi banyak hal, sehingga pelaksanaannya harus dilakukan secara teratur dan sistematis.
Dengan adanya administrasi yang baik, maka organisasi atau perusahaan dapat memantau apa, bagaimana, kapan, di mana, dan mengapa sebuah kegiatan dilakukan.
4. Memastikan Keamanan Kegiatan Usaha
Setiap organisasi atau perusahaan membutuhkan kepastian keamanan dalam melakukan kegiatan usahanya. Oleh sebab itu, setiap organisasi membutuhkan administrasi yang baik untuk memantau setiap aktivitas, baik dari dalam maupun dari luar.
Dengan adanya proses administrasi, maka setiap aktivitas dan transaksi akan tercatat secara jelas dan terperinci.
Bayangkan bila Anda tidak memiliki format penyimpanan file yang rapi. File dan surat-menyurat Anda ditaruh sembarangan?
Suatu hari Anda benar-benar membutuhkannya dan dibutuhkan waktu yang lama bagi Anda untuk menemukannya. Padahal jika Anda menatanya dengan baik tentu waktu bisa dipersingkat dan digunakan untuk menyelesaikan target lainnya.
Pengertian administrasi dalam bisnis sebenarnya sangat luas dan akan berhubungan dengan berbagai macam jenis menejemen di beberapa posisi di departement perusahaan. Menurut kontributor Pankaj Mishra melalui Linkedin, administrator nantinya akan menjadi penghubung berbagai departemen, partner perusahaan dan konsumen sekaligus.
Karena itu, bidang ini setidaknya harus bisa meng-cover beberapa hal berikut ini:
Memahami pengertian administrasi
Meningkatkan kinerja staf kantor dalam hal pengorganisasian dan mengatur administrasi kantor di berbagai bidang
Mengeluarkan standar filing yang tepat
Mengembangkan dan mengatur aset perusahaan
Mampu mengembangkan prosedur administrasi
Mampu mengontrol dan merencanakan budget administrasi
Membuat laporan kegiatan perusahaan mulai dari penggajian, kegiatan pengiriman dan lainnya
Walaupun begitu, tugas utama administrator tergantung perusahaan. Yang pasti bidang ini akan memastikan efisiensi performa perusahaan di semua departemen. Mereka bertindak sebagai jembatan penghubung antara manejemen dan juga karyawan.
Adminisrasi kantor adalah salah satu elemen yang dikaitkan dengan efisiensi dan produktifitas kerja perusahaan. Mereka memberikan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai departemen sehingga masing-masing job description dan planning setiap menejemen tercapai.
Mereka menyediakan apa yang dibutuhkan oleh berbagai departemen, membangun peraturan dan budaya perusahaan. Kelihatannya, bidang ini seperti hilang ditelan bumi, padahal administrasi adalah kunci utama kelancaran regulasi perusahaan.