Dalam persuratan, penting sekali untuk memperhatikan korespondensi sebuah surat. Hal tersebut juga mampu mempermudah proses pekerjaan dalam suatu perusahaan yang telah menerapkan strategi e-office. Pada artikel kali ini akan membahas lebih banyak seputar korespondensi surat dan seberapa pentingnya bagi perusahaan.
Pengertian korespondensi
Korespondensi berasal dari kata correspondence atau correspodenti yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dengan bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat-menyurat.
Korespondensi adalah istilah umum yang merujuk kepada aktivitas penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain. Korespondensi dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi atau atas nama perseorangan.
Fungsi korespondensi dalam bisnis
korespondensi bisnis dapat diartikan sebagai komunikasi tertulis mengenai hubungan bisnis dengan perantaraan surat. Surat memiliki fungsi utama sebagai sarana komunikasi. Pesan yang disampaikan oleh surat adalah pemberitahuan, permintaan, atau gagasan.
Jenis-jenis surat korespondensi
Sama dengan jenis dari persuratan yang ada pada perusahaan, korespondensi memiliki dua jenis yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal.
• Korespondensi eksternal. Korespondensi eksternal adalah hubungan surat menyurat yang berhubungan dengan pihak luar dari perusahaan.
• Korespondensi internal. Sedangkan korespondensi internal adalah hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh pegawai-pegawai yang ada di dalam kantor atau ruang lingkup internal dari perusahaan tersebut.
Fungsi surat korespondensi
Surat korespondensi memiliki fungsi masing-masing dalam pembuatannya, fungsi utamanya yaitu memiliki hubungan yang erat dengan pihak internal atau pihak eksternal dari perusahaan tersebut. Hubungan kerjasama tersebut dapat secara resmi dilihat atau dijelaskan pada surat korespondensi yang ada pada perjanjian kerjasama.
Unsur-unsur surat korespondensi
• Pengirim surat
ini menjadi unsur penting karena surat harus mengetahui siapa pengirimnya untuk memudahkan dalam mengidentifikasi asal surat tersebut.
• Penerima surat
unsur kedua ini juga menjadi unsur pokok karena tidak mungkin surat dibuat tanpa mengetahui untuk siapa surat tersebut dibuat.
• Isi pesan
unsur ini juga menjadi unsur pokok karena pesan tidak dapat disampaikan bila tidak memiliki isi pesan didalamnya. Penerima pesan juga tidak dapat mengetahui maksud dan tujuan dari pengiriman pesan tersebut
• Saluran
saluran yang dimaksud adalah media penyaluran atau penyampaian yang dijadikan sebagai proses pendistribusian dari surat tersebut.
Dampak kemajuan teknologi pada proses persuratan
Pertukaran sebuah informasi yang menjadi lebih mudah dan cepat. Memudahkan pekerjaan. Pekerjaan yang dapat dilakukan oleh satu orang menjadi lebih efektif dan efisien. Sistem pembelajaran dapat dilakukan secara online tanpa harus melakukan tatap muka.
Kebutuhan akan digital IT sangat dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari, Bead IT Consultant merupakan pilihan tepat sebagai partner anda,kunjungi website kami dengan klik link ini : www.beadgrup.com