Tugas Staff Administrasi

Administrasi merupakan bagian atau divisi yang pasti ada di setiap perusahaan. Divisi ini dijalankan oleh beberapa orang yang biasa disebut sebagai staf administrasi. Divisi ini juga dipimpin oleh kepala administrasi yang bertugas mengawasi kinerja semua staffnya.

Tugas administrasi mulai dari perencanaan, penyusunan laporan, pencatatan, hingga hal-hal yang berkaitan dengan tata usaha. Jadi, sebenarnya tugas divisi administrasi cukup banyak sehingga membutuhkan staf yang tidak sedikit.

Tugas Admin Secara Umum

Tugas detail staff administrasi untuk tiap-tiap perusahaan juga bisa berbeda-beda. Hal ini tergantung jenis, arah, dan tujuan dari perusahaan itu sendiri. Akan tetapi, secara umum tugas-tugas staff administrasi bisa dirangkum menjadi beberapa poin seperti di bawah ini.

1. Merekap Data Perusahaan

Tugas pertama staff administrasi adalah merekap semua data yang berkaitan dengan perusahaan. Data yang dimaksud bisa mencakup banyak hal, mulai dari soal transaksi, informasi pegawai dan konsumen, hingga yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan.

Rekap ini sendiri meliputi proses pengumpulan, pengolahan, serta penyimpanan data, baik secara tertulis maupun komputerisasi. Rekap data berguna untuk mendokumentasikan data perusahaan secara lengkap dan lebih terorganisasi.

Jadi, ketika membutuhkan suatu data untuk kepentingan tertentu, perusahaan tidak akan kerepotan mendapatkannya. Semua informasi sudah terkumpul dengan rapi di bagian administrasi dan tinggal menggunakannya sesuai keperluan.

Contoh sederhananya ketika perusahaan ingin mengajukan asuransi untuk karyawan. Bisa juga saat perusahaan ingin mengirimkan surat kepada partner bisnisnya. Pada saat seperti ini, perusahaan pasti membutuhkan data-data lengkap seperti nama atau alamat.

Di sinilah letak kegunaan rekap data yang dilakukan oleh staff administrasi. Staff administrasi cukup satu kali saja dalam mengumpulkan data, tetapi bisa digunakan berkali-kali untuk kepentingan yang berbeda.

Untuk beberapa perusahaan, khususnya skala besar, biasanya rekap data tidak sepenuhnya menjadi tanggung jawab administrasi. Rekap data justru dilakukan oleh bagian atau divisi yang lebih khusus, misalnya data produk direkap oleh bagian gudang atau penjualan.

Meski demikian, kepala administrasi tetap punya tanggung jawab untuk mengumpulkan semua data dari setiap divisi yang ada. Data yang sudah terkumpul inilah yang kemudian diolah dan disimpan dalam sebuah database.

2. Membuat Arsip Data

Tugas staf administrasi selanjutnya adalah membuat dan menyimpan arsip perusahaan. Arsip sendiri merupakan berbagai dokumentasi yang berkaitan dengan perusahaan, baik itu berupa tulisan, gambar/foto, atau video.

Semua perusahaan pasti memiliki dokumen dalam jumlah yang sangat banyak. Tugas staf administrasi tidak sekadar mengumpulkan dan menyimpannya dalam satu tempat, tapi juga mengolahnya agar dokumen bisa lebih terorganisasi.

Di zaman sekarang, pembuatan arsip data lebih sering menggunakan komputer atau alat elektronik. Selain mempercepat pekerjaan, arsip yang berisi dokumen penting bisa lebih aman meskipun disimpan dalam waktu yang lama.

3. Menerima dan Melakukan Panggilan Telepon

Bagian administrasi bertugas dalam hal komunikasi antara perusahaan dengan pihak luar, baik menelepon maupun menerima panggilan masuk. Jadi, staf administrasi tidak hanya terampil dalam hal pendataan, tapi juga dituntut memiliki skill komunikasi yang baik.

Akan tetapi, beberapa perusahaan skala besar biasanya sudah memisahkan tugas komunikasi ini dari staf administrasi, terutama bila berhubungan dengan konsumen. Perusahaan umumnya membentuk divisi lain seperti customer service untuk menanggapi pelanggan.

Karena urusan konsumen sudah dipisahkan, maka staf administrasi lebih terfokus pada urusan komunikasi kantor dengan perusahaan lain. Biasanya komunikasi ini berhubungan dengan kerja sama atau agenda-agenda tertentu.

4. Pembuatan dan Pengiriman Surat/Paket untuk Kepentingan Kantor

Pengurusan surat-surat yang masuk atau pun keluar kantor merupakan tanggung jawab pihak administrasi. Staf administrasi bertugas memeriksa, memilah, atau menyortir semua surat yang masuk ke perusahaan.

Untuk surat yang akan dikirim ke pihak luar, staf administrasi juga bertanggung jawab untuk menyusun atau membuatnya, tentunya dengan persetujuan pemimpin perusahaan. Surat-surat ini biasanya ditujukan untuk perusahaan lain, klien, atau rekan bisnis.

Tak hanya sebatas surat, pengiriman barang-barang untuk relasi yang berupa kartu ucapan, parsel, atau dokumen lain juga ditangani oleh staf administrasi. Sekali lagi, semua pengiriman ini pastinya harus sesuai dengan instruksi dari pemimpin perusahaan.

Yang terakhir, staf administrasi wajib mencatat atau membuat arsip tentang semua surat yang masuk atau pun yang dikirim keluar. Intinya, semua aktivitas yang berkaitan dengan perusahaan

harus diarsipkan karena datanya bisa dibutuhkan sewaktu-waktu.

Kebutuhan akan digital IT sangat dibutuhkan dalam kegiatan sehari-hari, Bead IT Consultant merupakan pilihan tepat sebagai partner anda,kunjungi website kami dengan klik link ini : www.beadgrup.com