Definisi Administrasi

mendefinisikan administrasi sebagai suatu daya upaya manusiayang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi.Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori. yaitu :

1. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan datadan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan sertamemudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satusama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat disebut tatausaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalamtiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

2. Pengertian administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompokorang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur denganmendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif danefisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

Administrasi PerkantoranAdministrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi.Definisi administrasi perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan

pencapaian tujuan organisasi, atau dalam bahasa inggris dikenal dengan istilah officemanagement.

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanankeamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanankepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanansurat menyurat dan ekspedisi.

A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan

1. Pelayanan KeamananDalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2. petugas satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dantamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankanlingkungan sekolah. 3. Pelayanan Kebersihan dan KeindahanPelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina7K dan siswa, serta guru piket.

B. Pelayanan Tamu dan Telepon

Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerimatamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan ataumenindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

C. Pelayanan kepegawaian

Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiapindividu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuatlaporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usulkepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usulmutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisiskepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digitalsesuai dengan kebutuhan.

D. Pelayanan kesiswaan

Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induksiswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengankebutuhan.

E. Pelayanan keuangan

Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah, proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

F. Pelayanan umum

Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidakmemerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.

G. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjaminkeakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan.